2008年6月2日，学院二级机构行政秘书工作会议在图书馆第一会议室召开，各系部办公室主任、其它部门和单位的兼职行政秘书参加会议。会议由学院办公室主任何本华同志主持。

会议集中学习了学院二级机构行政秘书的主要职责和相关业务，明确了对行政秘书的职责和要求，为建立全院统一的公文管理规范、会议规范、信息报送制度等形成了初步共识。

学院办公室主任何本华指出，为贯彻落实防科发办〔2008〕21号文件要求，规范学院行政运行程序，建立高效便捷的行政运行系统，提高学院行政执行力，保障学院各项工作任务的顺利完成，经学院主管领导同意，学院在未设立办公室的部门和单位设立兼职行政秘书，承担秘书工作的职能，各系部由办公室承担秘书工作的职能。学院二级机构行政秘书是学院各部门、单位党政领导的助手，行政秘书工作是十分重要的工作，同时又是十分琐碎和辛苦的工作。行政秘书工作做好了，能够帮助领导把主要精力放在重要工作的思考上，帮助领导集中精力抓好关键工作，促进本部门、本单位各项工作任务的有效完成。

何本华主任就如何做好行政秘书工作，当好领导的助手，服务学院事业发展对学院二级机构办公室主任和兼职行政秘书提出四点要求：

第一，要自觉加强学习与研究，提高全院行政工作执行力。

当前，要认真学习贯彻学院2008年工作的主要任务。要当好本部门、本单位领导的参谋助手，确保本部门、本单位各项工作任务的顺利完成。

第二，要切实加强公文管理，建立高效的信息报送和文件传输制度。

学院二级机构的办公室主任、行政秘书要着手建立本部门、本单位收文的登记制度、传阅制度、归档制度和发文的登记制度、核稿制度。各职能处室的行政秘书对本部门拟发的公文要把好核稿关。要建立快速便捷的信息报送制度，各部门、各单位一般每月应当向学院办公室报送两次信息。每月底，应当对本部门、单位的大事记和年鉴的有关内容进行整理，并及时报送学院办公室。

各部门、各单位的办公室主任、行政秘书每天应当登陆学院校园网一次以上，查看公告栏信息和本部门、本单位的电子邮箱，就有关通知和信息应当及时向部门领导汇报。学院将建立公文及档案的检查评比制度，对各部门、各单位收文的登记、传阅、归档情况和发文登记、核稿等规范化建设情况进行检查评比。

第三，要建立会议规范，提高会议的效率和质量。

为提高会议质量，各部门和单位组织会议时，行政秘书要协助领导认真做好会议各项准备工作，包括准备会议材料，确定参会领导和参会人员，联系和布置会场，安排摄影摄像、录音和文字记录等。为严肃会风，提高会议效率，当前，学院比较亟需的是建立会议的有关规范。为保障参会人员参会，除紧急会议外，会议主办者一般应当提前两天以上通知参会人员。学院的会议，一般通知到各部门和单位的办公室或兼职行政秘书，由负责秘书工作的同志负责通知到本部门、本单位的领导，并及时回复学院办公室。为保障重要会议准时召开，负责秘书工作的同志首先需要有一个比较统一的会议要求，根据我院实际情况，在第一、二会议室召开的小型会议，参会领导和有关人员一般应当提前5分钟以上到场，在图书馆多功能厅和图书馆报告厅召开的中、大型会议，参会领导和有关人员一般应当提前10分钟到场，学院召开的特别重要的会议或者在体育场等召开的大型会议，参会领导和有关人员一般应当提前15分钟到场。会议期间，参会人员应当自觉将手机等通讯设备关闭或者置于静音状态。学院各部门和单位召开的正式会议，应当安排专门人员做好会议记录。

第四，要强化三个意识，当好领导事业发展的助手。

要做好行政秘书工作，文秘人员要强化三个意识，即政治意识、保密意识和服务意识。讲政治意识，就是要识大体，讲大局。讲保密意识，就是要按照上级要求做好并提醒领导和有关人员做好保密工作。讲服务意识，就是要有眼里有活，有意识地提高办事能力，为领导当好助手，服务好本部门、本单位的事业发展。

本次会议是学院第一次明确对二级机构行政秘书的职责和要求，对规范学院行政运行程序，提高行政运行效率，提高学院行政执行力，促进学院事业发展具有积极的意义。

(院办供稿)